Digitalizacija dela nadzornega sveta

Pokrovitelj člankov o digitalizaciji dela nadzornih svetov je:

Digitalizacija dela, nadzornega sveta, sej uprav in podpornih organov.

Trajnostno poslovanje se začne z digitalizacijo poslovanja uprave in nadzornih svetov

Specializirane rešitve digitalizacije poslovanja nadzornih svetov in uprav, lahko družbam pomagajo, da postanejo bolj trajnostno usmerjena, ne le na ravni okolja, ampak tudi v smislu učinkovitosti in varnosti poslovanja.

Obstajajo številni gospodarski in politični razlogi za sprejemanje trajnostne politike v družbah, od zmanjšanja tveganja ugleda do zagotovitve neprekinjene dobave in upoštevanje lokalnih okoljskih predpisov.

Trajnostni razvoj presega korporativno družbeno odgovornost in je bistveno bližje središču korporativnega odločanja. Vedno bolj se integrira v mnoga velika podjetja ter se dotika zaposlovanja, ustvarjanja in dostave izdelkov ter storitev in vsakodnevnega upravljanja. Vključuje zdravje in varnost, skladnost poslovanja, odnose z javnostmi, trženje in glede na to, da generacija milenijcev vse bolj v ospredje postavlja trajnostne blagovne znamke, vpliva tudi na prodajo.

Tehnologije povezane z delovanjem vodstvenih in nadzornih funkcij družb, ne omogočajo le učinkovitejšega dela uprav in nadzornih svetov, temveč tudi njihovo poslovanje v varnem, stabilnem in sodelovalnem okolju.

Za organe vodenja in nadzora družb to predstavlja izziv na dveh področjih. Prvi izziv je ugotoviti kakšna je optimalna pot, da postanejo vzorniki na področju trajnostnega razvoja. Kaj lahko storijo za ustvarjanje trajnostne kulture, ki je del celotne organizacije? Drugi izziv pa je ugotoviti kako lahko ostanejo korak pred nenehno razvijajočimi se vprašanji glede trajnostnega poslovanja, ki lahko vplivajo na vsakodnevno odločanje?

Tradicionalni pristop ne zadostuje več. Stopnjujejo se zahteve, da družbe oblikujejo politike trajnostnega razvoja. Obstoječe uprave, s papirnatim v četrtletje usmerjenim poslovanjem, tako morda niso pripravljene na obvladovanje spreminjajočih se zahtev.

Ustvarjanje kulture trajnostnega razvoja

Če se organizacije odločijo, da bodo ustvarile kulturo trajnostnega razvoja, morajo začeti z vodstvom. To pomeni prehod v digitalni svet, sprejemanje elektronskega pristopa upravljanja sestankov ter zbiranja in izmenjavo informacij. V praksi lahko specializirana rešitev digitalizacije dela vodstvenih in nadzornih organov pomaga organizacijam tudi pri zmanjševanju ogljičnega odtisa, Zmanjševanje porabe papirja in s tem papirnih odpadkov namreč na to znatno vpliva.

Družbe lahko prihranijo med 500 in (tudi) 1.000 listi papirja na mesec na posameznega člana in če pomislimo, da poleg uprave, nadzornih svetov (upravnih odborov) v večjih družbah obstajajo tudi različni odbori in komisije kjer je v posameznem organu v povprečju od 4 do 10 oseb je ta prihranek lahko zelo velik. Z uporabo specializiranih rešitev tako lahko družbe tako prihranijo od nekaj 10.000 do preko 100.000 listov papirja letno. Poleg tega pa s takšnim načinom pa tudi ni nič več izgubljenih informacij občutljive narave ali ponovnega tiskanja in preurejanja velikih količin dokumentov zaradi sprememb v zadnjem trenutku.

Ne gre torej zgolj za prihranek papirja in za reševanje dreves, temveč tudi za pomembno znižanje stroškov v družbi in povečanje učinkovitosti delovanja posameznih organov. Pri tem so ključne prakse sprejete v vodstvenih organih, ki obenem zagotavljajo, da se vlagatelji in delničarji zavedajo, da je bila v družbi sprejeta v prihodnost usmerjena razvojna politika.

Vizija trajnostnega razvoja

Nove tehnologije, upravam in nadzornim svetom ne omogočajo le njihovega učinkovitejšega dela, temveč tudi poslovanje v varnem, stabilnem in sodelovalnem okolju. Hitra in varna izmenjava informacij je ključnega pomena za odločanje. To ni nikjer bolj pomembno kot pri trajnostnem razvoju in upravljanju morebitnih tveganj ugleda.

Čeprav je trajnostni razvoj postal bistveno bolj osredotočen na poslovno strategijo in je za organe vodenja in nadzora ta tema izredno pomembna, ga večinoma spodbujajo vlagatelji, zaposleni in širša javnost. Pozitivna vzpodbuda, ki jo sledenje trajnostnemu razvoju lahko prinese je vsekakor dobra za posel in lahko izboljša zvestobo blagovni znamki kakor tudi njen ugled. Ne glede na njegov pozitivni učinek pa je treba upoštevati tudi to, da lahko prinese tudi težave, če vodstvo ne uspe nadzorovati ključnih procesov. Takrat nastopi potreba po digitalnem pristopu.

Hitra komunikacija

Možnost hitrega odziva in glasovanja na daljavo je neprecenljiva. Zahvaljujoč avtomatiziranim sinhronizacijskim zmogljivostim, ki jih omogočajo specializirane rešitve je omogočen hiter dostop do najnovejših informacij ter možnost neprekinjenenga sodelovanja. To pomeni, da se člani nadzornih svetov in uprav lahko kadarkoli in kjerkoli povežejo in v trenutku nagovorijo ključne dileme. Zato se lahko sprejemajo premišljene odločitve, ki temeljijo na dobrem poznavanju dejstev, kar je v okviru trajnostnega razvoja pomembno.

Dobro vodena podjetja so osredotočena na svoje poslanstvo. V kolikor začne podjetje graditi na trajnostnem razvoju, se mora tega tudi popolnoma držati. To seveda pomeni, da včasih skupaj z uspehi, pridejo tudi neuspehi. Tveganje je prisotno povsod, od okoljskih vplivov do upravljanja, skladnosti in trajnostnega razvoja. Razumevanje vsesplošne narave tveganja ter možnost varnega komuniciranja in hitrega odziva tako lahko koristi vsaki družbi. Uporaba specializiranih rešitev digitalizacije dela nadzornih svetov in uprav družb, kot del celotne digitalne preobrazbe podjetja, lahko bistveno pripomore k pomembnemu napredku v smislu znižanja stroškov, pa tudi k napredku trajnostnega razvoja.

Če poleg manjše porabe papirja pomislimo na stroške tiskanja, vezave, poštnih ali kurirskih storitev, potne stroške in ure dela, prinaša digitalizacija dela uprava in nadzornih svetov občutno nižje stroške. Trajnostno podjetje je predvsem vznemirljivo in dinamično podjetje. Povečanje ugleda blagovne znamke povečuje vrednost za delničarje in je hkrati dobro izhodišče za uspešno poslovanje. Družbe pa imajo priložnost, da začnejo z digitalno preobrazbo pri vrhu svoje organizacije.

To je morda najpomembnejši strateški korak, ki ga lahko uprava in nadzorni svet danes naredijo, ne le za razvoj trajnostne kulture, temveč tudi za dejanski trajnostni razvoj, ki bo voden z zgledom.

*Povzeto po članku: Sustainable business begins with digital boardrooms, by Nasdaq Corporate Solutions, Board Agenda,


ARHIV:

Nadzorni sveti in uprave naj bodo zgled digitalizaciji poslovanja

Digitalizacija ostaja ključna tema vseh poslovnih pogovorov, seminarjev in okroglih miz in postaja vedno bolj del našega poslovnega vsakdana in skupni imenovalec novih poslovnih modelov. Podjetja in korporacije se zavedajo, da digitalne revolucije enostavno ne bodo mogle prespati in da poti nazaj ni. Raziskave iz najrazvitejših držav nakazujejo, da bodo podjetja, ki sistematično ne vlagajo v digitalizacijo poslovanja, izgubljala na konkurenčnosti. Sprememba načina poslovanja zahteva svoj čas. Za uspešnejšo transformacijo z digitalizacijo se priporoča vpeljavo sistema od vrha navzdol, zato morajo biti vodstveni organi zgled ostalim področjem za nov način dela.

Trenutno stanje v Sloveniji glede digitalizacije dela vodstvenih organov kaže na to, da večina družb še nima sodobno urejenega poslovanja organov vodenja in nadzora. Prav tako družbe v tem delu zanje ne zagotavljajo ustrezne varnosti pošiljanja in dostopa do gradiv ter komuniciranja. Mnoge družbe še vedno pošiljajo gradivo po navadni elektronski pošti, brez dodatnih varnostnih gesel. Člani nadzornih svetov in komisij si iz odlagališča dokumentov lahko prenašajo dokumentacijo na svoje naprave, zato je vprašljivo varno shranjevanje teh datotek. Enako velja za arhiv papirnate dokumentacije nadzornikov,… Nadzorniki in uprave družb pa so ti, ki so primarno odgovorni, da ustrezno uredijo to področje.

Trend pomembno naprednejšega pristopa glede digitalizacije poslovanja uprav in nadzornih svetov pa je opaziti predvsem na bančnem in zavarovalniškem področju. Vedno več je tudi drugih družb, ki se zavedajo nujnosti digitalizacije poslovanja nadzornih svetov in sej uprav ter iščejo primerne rešitve.




Na našem trgu že obstajajo specializirane, varne in preizkušene rešitve digitalizacije procesov povezanih s sklicevanjem in gradivi za seje nadzornih svetov in uprav. Dovršene so z vidika uporabnosti in izjemno enostavne uporabe. Članom nadzornih svetov in uprav ponujajo varen, zaseben ter ažuren dostop do arhiva in koledarja sej, vseh dokumentov in nenazadnje glasovanje na korespondenčnih sejah. Za varno in lažje delo je omogočeno elektronsko dodajanje zapiskov in uporaba na tablicah ter pametnih telefonih. Odločitev za uvedbo rešitve v družbah ne predstavlja začetnih vlaganj v obliki drage hardware in software opreme, ampak odločitev za najem.To je tudi bistvo digitalizacije in optimizacije povezanih procesov. Omogočajo nam učinkovitejše, preprostejše, varno in bolj mobilno delo.